L’Ambassade du Canada en Algérie a été ciblée par une enquête interne sur une possible affaire de fraude mise en place par des employés recrutés en Algérie.
En effet, révélée en janvier dernier, les résultats de cette enquête ont été publié ce mois de novembre par Ottawa.
A l’origine, “en 2015, le ministère a mené une enquête interne au consulat canadien en Haïti et a découvert que des manœuvres frauduleuses avaient été mises en place par des employés recrutés sur place. L’estimation des pertes subies par le gouvernement dues à ces manœuvres frauduleuses s’élève à 1.7 million de dollars”, explique le ministère canadien des Affaires étrangères.
A cet effet, le Canada a ordonné une série d’audit ciblant les missions diplomatiques dans cinq pays, dont l’Algérie, le Nigéria et la Russie.
Les conclusions de l’audit
L’audit a conclu qu’il y avait des faiblesses importantes dans les pratiques de gestion et les contrôles en place pour assurer une bonne intendance des ressources à la mission d’Alger pour appuyer la réalisation des objectifs d’Affaires mondiales Canada. L’équipe d’audit estime que la mission doit renforcer ses pratiques de gestion, la surveillance et les contrôles pour assurer que le programme d’administration remplisse son mandat le plus efficacement possible. La mission n’utilise pas des outils appropriés de suivi des dépenses et de l’information financière qui devraient l’appuyer dans sa prise de décisions et la planification des ressources et par conséquent assurer l’optimisation des ressources. En plus, les procédures prescrites par l’administration centrale en matière de gestion financière, de gestion du matériel, d’acquisition, de passation de marchés et de dotation ne sont pas appliquées de manière systématique. À cet effet, l’équipe d’audit a recueilli suffisamment de preuves qui montrent que certaines pratiques de gestion ne sont pas conformes aux politiques et directives ministérielles.
Les recommandations à l’issue de l’audit
Recommandations à l’intention de la mission
La chef de mission devrait renforcer la surveillance et s’assurer qu’il y ait un suivi périodique des transactions financières à risque élevé afin d’identifier des cas de non-conformité.
La chef de mission devrait s’assurer que les responsabilités et l’imputabilité des employés canadiens comme celles des employés recrutés sur place soient communiquées, que des conséquences pour mauvais rendement soient reflétées dans les évaluations de rendement et que des actions correctives soient prises en cas de besoin.
La chef de mission devrait prendre des mesures pour renforcer les pratiques de surveillance, de contrôle et de suivi concernant les services communs, afin de s’assurer que les pratiques d’approvisionnements et de contrats sont conformes en tout temps aux politiques en place, que la gestion des inventaires est améliorée, et que les résultats atteints sont mesurés, tout en prenant les mesures correctives requises.
La chef de mission devrait s’assurer que les activités d’embauche des employés recrutés sur place adhèrent aux politiques en place, soient supervisés par des employés canadiens et que les dossiers incluent la documentation requise pour démontrer les valeurs d’équité, de transparence et d’ouverture.
Recommandations à l’intention de l’administration centrale
Les Sous-ministres adjoints, Secteurs géographiques, devraient s’assurer que les responsabilités et l’imputabilité des chefs de mission leur soient communiquées, que des conséquences pour mauvais rendement soient reflétées dans les évaluations de rendement, et que des actions correctives soient prises en cas de besoin.
Le Sous-ministre adjoint, Plateforme internationale, en collaboration avec le Sous-ministre adjoint, Planification ministérielle, finances et technologie de l’information (Dirigeant principal des finances) devraient renforcer la surveillance et le suivi exercés par l’administration centrale concernant les services communs dans les missions :
En identifiant les missions à haut risque pour le ministère relativement à la prestation des services communs;
En sélectionnant des zones spécifiques à haut risque qui doivent faire l’objet de plus de surveillance dans chaque mission;
En concevant des indicateurs de rendement pour permettre d’identifier des problèmes potentiels;
En faisant des analyses comparatives entre des missions à risques similaires afin de mieux supporter les chefs de mission.
Le Sous-ministre adjoint, Ressources humaines, devrait ajuster le système de rotation dans les missions à risque élevé de fraude, en tenant en considération :
Des affectations de plus longue durée;
Le temps séparant la succession dans l’occupation des postes clés;
Les compétences requises, l’expérience et le rendement passé des employés canadiens qui sont sélectionnés pour affectation;
Une formation adaptée pour les employés des missions à risque élevé de fraude.
