- Entreprise : Unicef Alger
- Fonction : Administration, Secrétariat, Services généraux
- Secteur : Fonction publique, Administration
- Lieu : Alger
Unicef Algerie Recrute Un/Une Senior Executive Assistant Au Grade Gs06-Pour Une Durée Initiale D’une Année
Ce poste relève d’un cadre supérieur responsable de la gestion et de la coordination des travaux pour un large segment de l’Organisation (programme majeur, un secteur ou bureau). Le rôle de ce poste est de fournir des services de soutien administratif et de secrétariat à la Représentation.
Le Senior Executive Assistant est responsable d’assurer le bon fonctionnement de la section. Cela implique la gestion de l’information et de la coordination des affaires au sein de l’équipe. Le poste est une interface essentielle avec un large éventail de contacts y compris des fonctionnaires de haut rang, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’Organisation. Le poste priorise des tâches et organise le travail de manière indépendante basée sur la direction générale du superviseur.
Les Taches :
Assistance de direction : faciliter le bon fonctionnement de la section et le traitement efficace de l’information et des données comme suit :
– Gérer les opérations de bureau immédiates en ce qui concerne les communications, les réunions et les flux de travail, identifier les sujets complexes ou sensibles, et les contacts, pour un traitement spécial ainsi que les questions prioritaires qui doivent être portées à l’attention du superviseur. Le cas échéant, fournir des renseignements et des conseils au personnel à tous les niveaux au sein de l’organisation pour assurer la compréhension de l’intention et les délais.
– Établir des systèmes et des procédures de suivi et de gestion pour les correspondances et les documents internes; suivi de l’avancement des travaux et les cas de priorité et de préoccupation pour et du superviseur.
– Organiser les rendez-vous et maintenir le calendrier du superviseur à jour, accueillir les visiteurs de haut rang, répondre aux appels téléphoniques, orienter et répondre aux questions; organiser des réunions de haut niveau, avec pour responsabilité la finalisation de l’ordre du jour de la réunion, la transmission des invitations, la production et la distribution de la documentation et la préparation des procès-verbaux des réunions. Distribuer les rapports de réunion et s’assurer du suivi des actions nécessaires.
– Organiser et faciliter le travail administratif du bureau, y compris établir des procédures internes et des systèmes pour la correspondance et les documents de suivi. Gérer les registres de la correspondance et des documents.
– Collecter et préparer des documents d’information pour le superviseur concernant les voyages officiels ou les réunions spéciales. Entreprendre l’organisation de voyage (mission) pour le superviseur, y compris la recherche de l’itinéraire, les visas et les réservations d’hôtel. S’assurer que les bureaux soient informés des modalités de voyage et des exigences. Briffer le superviseur des faits / éléments importants dès son retour.
Image professionnelle projetée à travers les contacts et l’interaction téléphonique : Discrétion et confidentialité sur les sujets complexes et sensibles.
– Se tenir au courant des activités importantes, des derniers règlements, des procédures et des changements organisationnels qui touchent l’équipe.
– Établir et maintenir un système de gestion des dossiers contenant des documents de référence et des dossiers confidentiels selon les besoins.
– Préparer des documents d’information pour le superviseur concernant les voyages officiels ou les réunions spéciales. Drafter des brouillons de réponses aux questions écrites sur une variété de questions; communiquer les informations sensibles au Représentant et coordonner les réponses aux demandes de renseignements sensibles pour le compte du superviseur.
Préparation et transmission efficace de la correspondance / de la communication, la documentation et les rapports qui contribuent à l’atteinte des résultats.
– Préparer les correspondances pour la signature du superviseur, effectuer des traductions informelles dans une autre langue officielle si nécessaire. Préparer des draft de correspondance, ou des instructions verbales, pour l’approbation du superviseur.
– Communiquer des informations sensibles à des gestionnaires de haut niveau et coordonner les réponses aux demandes de renseignements sensibles pour le compte du superviseur.
– Assure le suivi de la préparation de rapports, de correspondance, des briefings notes et d’autres documents pour la référence du superviseur. Revoir le format et style de ces documents conformément aux standards.
– Sélectionner et faire des résumés pertinents et entreprendre des recherches pour obtenir des informations comme indiqué.
Gestion et efficacité des opérations, des systèmes et des procédures qui facilitent le travail en équipe et le travail de bureau.
– Travailler en étroite collaboration avec des collègues de l’équipe et fournir un soutien dans la réalisation des priorités et objectifs.
– Établir des systèmes de suivi des mesures prises et des rapports au superviseur.
accomplir toute autre tâche confiée par le superviseur.
Qualification et compétences:
– Achèvement de l’enseignement secondaire, de la sténographie et la capacité éprouvée de frappe; connaissance approfondie des procédures de bureaux modernes; pouvoir utiliser l’équipement de traitement de texte peut être nécessaire. La connaissance de protocole.
– Six à sept ans d’expérience de secrétariat, dont certains doivent être à un niveau supérieur de secrétariat.
– Maîtrise parfaite du Français et de l’anglais écrit (extrêmement important)
– Doit passer le test d’écriture de l’ONU en anglais.
A noter : Seuls les candidats de nationalité Algérienne sont invités à poser leur candidature sur ce poste. Les candidatures qui ne correspondent pas aux critères minimum indiqués plus haut ne seront pas prises en considérations. Seuls les candidat(e)s retenus pour les tests de recrutement (test écrit et entretien d’embauche) recevront une réponse. Les dossiers de candidatures comportant un CV détaillé à jour et une lettre de motivation devront être envoyés à l’adresse mail en postulant à l’annonce au plus tard le 28/08/2013.
