- Entreprise : Organisation Internationale du Travail
- Fonction : Administration, Secrétariat, Services généraux
- Secteur : Fonction publique, Administration
- Lieu : Tipaza
Description des tâches
– Traiter un éventail de documents (correspondance, rapports, tableaux, présentations, manuscrits) au moyen des logiciels de traitement de textes appropriés. Le titulaire peut être appelé à transcrire des textes sous dictée ou à partir d’enregistrements. Corriger la syntaxe, la ponctuation, la grammaire et mettre en forme correctement le matériel et documents préparés par des tiers, conformément à l’usage de l’organisation. Envoyer des télécopies et des messages électroniques.
– Classer le courrier et les documents et les extraire des systèmes de classement établis, aussi bien manuels qu’électroniques. Préparer des dossiers pour les réunions en fonction d’instructions spécifiques. Étoffer les différentes bases de données utilisées par l’unité.
– Assurer la circulation de l’information entre le coordinateur/trice et les différents services et agences, diffuser des notes de service: rédiger les notes de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumettre au contrôle et à la signature du coordinateur/trice, les reproduire et les diffusées.
– Classer et archiver les documents du projet. Ainsi que, tenir a jour les dossiers et registres administratifs touchant les sujets du projet.
– Assurer le planning des rendez-vous et des réunions de travail.
– Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.
– Réaliser et centraliser les comptes rendus, ainsi que, effectuer des activités de liaison avec les ministères et les agences concernées au projet.
– Organiser les déplacements du coordinateur/trice ou de membres de l’équipe, notamment effectuer les réservations d’hôtels, assurer les mesures de sécurité et les autorisations nécessaires et remplir les formulaires administratifs pertinents à l’adresse du coordinateur/trice.
– Aider à l’assemblage et à la distribution des documents de réunions, y compris, s’il y a lieu, au traitement de texte. Conformément aux instructions, prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements) ou d’évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, …). Aider, conformément aux instructions, à la logistique des réunions et exécuter diverses tâches.
– Recevoir les requêtes formulées par téléphone ou personnellement. Fixer, sur demande, les rendez-vous.
– Afin d’optimiser la gestion du projet, ainsi que le travail du coordinateur/trice, le (la) secrétaire assistera au coordinateur/trice en ce qui concerne la gestion du planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil.
– Compiler le cahier de caisse et connaitre les règles d’achat (fourniture, services, équipements)
– Exécuter toutes autres tâches, de responsabilités plus importantes, qui pourraient lui être assignée par le coordinateur/trice.
Formation– Le titulaire doit avoir achevé ses études secondaires ou une école commerciale.
– Il doit avoir en outre passé avec succès l’épreuve de dactylographie.
Expérience– Quatre ans d’expérience du travail de secrétariat et assistance administrative.
Connaissances linguistiques – Excellente connaissance du français et de l’arabe.
– Aptitude à lire et à écrire en anglais pour répondre au téléphone et retranscrire des textes écrits.
Compétences professionnelles
Maitrise des logiciels de traitement de texte, de messagerie électronique et de comptabilité (excel). Être familiarisé avec les règles internes de préparation de documents et maîtrise des systèmes de classement. Aptitude à répondre, de façon appropriée, aux questions formulées par téléphone ou directement. Aptitude à travailler efficacement avec ses collègues. Aptitude à organiser son propre travail.
Date limite de dépôt des candidatures : 14 novembre 2013
